Assistant d'opérations (F/H)

Contexte et présentation de l’EPF d’Occitanie

L’Établissement public foncier (EPF) d’Occitanie est un établissement public de l’État à caractère industriel et commercial (EPIC) dont la mission principale est le portage foncier pour le compte de collectivités territoriales afin de réaliser des opérations d’intérêt public. Son action s’inscrit dans le cadre du programme pluriannuel d’intervention (PPI) 2024-2028, les trois axes principaux s’articulent actuellement autour du développement de l’offre de logements, notamment sociaux (au moins 70% des engagements financiers), du confortement de l’attractivité des territoires (au moins 20%) et des actions sur la prévention des risques et la préservation de l’environnement (au plus 10%), représentant près de 439 M€ sur cinq ans.

Ses prérogatives territoriales s’étendent sur les treize départements de la région avec un siège maintenu à Montpellier et une antenne dans la métropole toulousaine.

L’EPF d’Occitanie comprend plus de soixante-dix collaborateurs basés à Montpellier et Toulouse regroupant la direction générale, une direction du pilotage de la performance et de la prospective, une direction foncière Est, une direction foncière Ouest, une direction travaux et expertise bâtimentaire, une direction traitement des copropriétés et restructuration urbaine, une direction des ressources humaines ainsi qu’une direction administrative et financière, en charge des SI.

L’intervention de l’EPF génère la signature de près de 120 conventions avec les collectivités par an et la programmation budgétaire annuelle est de plus de 70 millions d’euros.

L’établissement pilote également une opération d’intérêt national et est actionnaire d’une foncière régionale.

Missions

Au sein de la Direction travaux et expertise bâtimentaire (DTEB), l’assistant d’opérations (F/H) assure l’appui administratif de la direction et contribue au suivi administratif des opérations gérées par les responsables de travaux.

La direction travaux et expertise bâtimentaire (DTEB) est actuellement composée de 6 personnes et est répartie sur Toulouse (2 personnes) et Montpellier (4 personnes).

Responsabilités

Organisation générale

Organisation de la vie professionnelle de la direction :

Organiser l’agenda du directeur et prendre des rendez-vous internes ou externes
Organiser les déplacements des personnes de la DTEB (train, hôtel…)
Préparer des états de frais de déplacement avant transmission à la DAFSI

Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique :

Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers, de rapports, de comptes rendus de réunion, de présentation PowerPoint…
Gérer et suivre les courriers départ/arrivée de la direction
Organiser le classement et l’archivage des dossiers

A l’échelle de l’établissement, Il/elle participe au groupe de travail des assistants administratifs afin d’améliorer les pratiques internes et lors des périodes d’absence de l’assistant en charge du courrier et de l’accueil, l’assistant assure en lien avec les assistants des autres directions la continuité de service du courrier et de l’accueil.

Gestion administrative et financière

L’assistant d’opérations (F/H) assure, en lien étroit avec les responsables de travaux, la gestion administrative et financière des opérations de travaux de proto-aménagement et des interventions au titre de l’expertise bâtimentaire.

En lien avec responsables de travaux, éditer les demandes d’achat et les soumettre à la signature du directeur ;
Pour les marchés à bons de commandes, préparer les annexes des bons de commande suivant les indications des responsables de travaux ;
Rédiger la fiche d’expression des besoins pour chacune des opérations ;
Suivant les indications des responsables de travaux, préparer les fiches « marché » et assurer la transmission au pôle achats ;
Pour les consultations, vérifier la complétude et la cohérence des dossiers de consultation des entreprises et les mettre en forme ;
Rédiger les avenants aux marchés en lien avec les responsables de travaux ;
Réceptionner les demandes de constatations de service fait, les flécher auprès des personnes concernées de la direction et s’assurer de la bonne réalisation du service fait par les responsables de travaux ;
Préparer ou vérifier les situations de travaux et les décomptes généraux définitifs ;
Assurer l’interface avec le pôle comptabilité de la DAFSI sur les sujets des engagements et des paiements ;
Suivre les consultations en assurant l’interface avec le pôle achats de la DAFSI (élaboration et suivi du planning de consultation, transmission du DCE, ouverture des plis, transmission au MOE, suivi de l’analyse y compris questions / réponses avec les entreprises, vérification RAO avant transmission) ;

A la fin des opérations, éditer le prix de revient en termes de travaux et de prestations associées ;
Prendre connaissance des comptes-rendus de réunion de chantier et reporter les actions à entreprendre sur l’outil de suivi de l’activité.

Préparation et mise en forme des documents techniques

L’assistant d’opérations (F/H) assiste les responsables de travaux sur la préparation (sur les aspects non techniques), la mise en forme et la relecture des documents techniques qui sont à réaliser par les responsables de travaux.

Préparer le cadre, mettre en forme et relire les rapports de visite ;
Préparer le cadre des fiches de validation de travaux et relire ;
Préparer les cadres des programmes de travaux ;
Préparer le cadre des plannings d’opérations.

Pilotage de l’activité générale de la Direction

Renseigner les outils de suivi de gestion budgétaire ;
Enregistrer l’intégralité des engagements (consommation d’AE) et des paiements (consommation de CP) ;
Editer, autant que besoin, des points de situation sur les consommations de d’AE et de CP de la DTEB ;
Vérifier la concordance des états hebdomadaires de consommations d’AE et de CP édités par la DAFSI ;
Assister le directeur dans la programmation budgétaire (3 phases de dialogue de gestion par an : budget initial, budget rectificatif n°1, budget rectificatif n°2) ;
Assister le directeur dans la programmation des marchés publics ;
Participer aux réunions hebdomadaires entre le directeur et les responsables de travaux et mettre à jour le tableau de suivi de l’activité ;
Rédiger les comptes-rendus synthétiques des réunions de la direction quand cela est nécessaire ;
Assister aux revues de projets travaux avec les directions foncières Est et Ouest ainsi qu’avec la direction traitement des copropriétés et restructuration urbaine (DTCRU), en rédiger les comptes-rendus synthétiques.

Liaisons hiérarchiques et fonctionnelles

L’assistant d’opérations (F/H) est sous l’autorité hiérarchique et fonctionnelle du Directeur travaux et expertise bâtimentaire et, en son absence, de la Directrice générale, ou de toute personne lui étant substituée.

Il/elle est en étroite relation fonctionnelle avec les collaborateurs de la direction travaux et expertise bâtimentaire. Il/elle a une vision transversale sur l’ensemble de l’activité de la direction.

Relations internes/externes

En interne, l’assistant d’opérations (F/H) est en étroite collaboration avec l’ensemble de l’équipe de la DTEB, ainsi qu’avec les pôles achats et comptabilité de la DAFSI. Il/elle travaille également en lien avec l’ensemble des assistants des autres directions.

En externe, l’assistant d’opérations (F/H) est en relation avec les différents partenaires : prestataires, entreprises, maîtres d’œuvre, collectivités, etc.

Profil recherché, expériences souhaitables

Compétences indispensables exigées :

Formation correspondant au moins à celle d’un bac +2 ou équivalent.
Une expérience d’au moins 3 ans en tant qu’assistant technique dans le domaine du BTP (maîtrise d’ouvrage, maîtrise d’œuvre, entreprise de travaux, bureau d’études techniques…) est requise.

Compétences fortement recommandées :

Parfaite maîtrise des outils bureautiques MS Office (Word, Excel, PowerPoint)

Compétences nécessaires éventuellement à développer (formation) :

Maîtrise des bases de la commande publique

Connaissances et compétences demandées

Savoirs	Savoir-faire	Savoir-être
– Notions de gestion budgétaire – Connaissances solides sur l’organisation générale d’une opération de travaux (acteurs, phases…) – Notions juridiques appréciées en matière de marchés publics	– Utilisation d’outils bureautiques MS Office (Word, Excel, PowerPoint, tableur, messagerie, calendrier…) – Règles de l’expression orale et écrite de qualité (orthographe, syntaxe et grammaire) – Prise de notes rapide – Principes rédactionnels de la note de synthèse et du compte-rendu – Tableaux de bord et outils de planification et suivi – Standard téléphonique – Méthodes de classement et d’archivage	– Autonomie – Rigueur et organisation dans le travail au quotidien – Force de proposition – Sens du travail en équipe – Réactivité et capacité à travailler avec de nombreux interlocuteurs – Courtoisie et confidentialité vis-à-vis des interlocuteurs extérieurs – Capacités de discrétion au regard de la sensibilité de certains dossiers

Conditions de travail

Moyens techniques et financiers	Conditions particulières	Avantages hors rémunération
– Moyens bureautiques classiques – Bureau partagé – Pool de véhicules	– Horaires de travail classiques – Permis B indispensable	– Supplément familial de rémunération – Mutuelle et prévoyance obligatoires – Titres restaurants – Œuvres sociales du CSE : chèques-vacances, chèques-cadeaux

Contacts

Mme Nolwenn MANESSE, Directrice des ressources humaines

M. Abounidal AKDAH, Directeur travaux et expertise bâtimentaire

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