Contexte et présentation de l’EPF d’Occitanie

L’Établissement public foncier (EPF) d’Occitanie est un établissement public d’État à caractère industriel et commercial (EPIC) dont la mission principale est le portage foncier pour le compte de collectivités territoriales afin de réaliser des opérations d’intérêt public. Son action s’inscrit dans le cadre du programme pluriannuel d’intervention (PPI) 2024-2028, les trois axes principaux s’articulent actuellement autour du développement de l’offre de logements, notamment sociaux (au moins 70% des engagements financiers), du confortement de l’attractivité des territoires (au moins 20%) et des actions sur la prévention des risques et la préservation de l’environnement (au plus 10%), représentant près de 439 M€ sur cinq ans.

Ses prérogatives territoriales s’étendent sur les treize départements de la région avec un siège maintenu à Montpellier et une antenne dans la métropole toulousaine.

L’EPF d’Occitanie comprend plus de soixante-dix collaborateurs basés à Montpellier et Toulouse regroupant la direction générale, une direction foncière Est, une direction foncière Ouest, une direction travaux et expertise bâtimentaire, une direction traitement des copropriétés et restructuration urbaine, une direction du pilotage de la performance et de la prospective, une direction des ressources humaines ainsi qu’une direction administrative et financière, en charge des SI.

L’intervention de l’EPF génère la signature de près de 120 conventions avec les collectivités par an et la programmation budgétaire annuelle est de plus de 70 millions d’euros.

L’établissement pilote également une opération d’intérêt national et est actionnaire d’une foncière régionale.

Missions

L’assistant administratif (F/H) est en charge à titre principal de l’appui au suivi administratif des instances (Conseils d’Administration et Bureaux des administrateurs) et du conventionnement auprès du chargé des instances. A l’échelle de la direction, il apporte son appui, sur instruction du de la Directrice générale et du Directeur général adjoint, aux assistants de direction dans leur gestion administrative du service ainsi qu’à l’ensemble des collaborateurs de la direction générale.

Il/elle est rattaché(e) hiérarchiquement à la Directrice générale et en son absence au Directeur général adjoint. Il/elle est sous l’autorité fonctionnelle du chargé des instances (F/H) pour le suivi administratif des instances et du conventionnement.

Il/elle peut être missionné(e) spécifiquement par la Directrice générale pour conduire un chantier transversal à la Direction générale ou l’établissement.

Responsabilités

1. Suivi administratif des instances sous l’autorité fonctionnelle du chargé des instances (H/F)

Organisation et planification des réunions, Bureaux et Conseil d’administration :

• Rédiger les ordres du jour
• Préparer et suivre les rétroplannings
• Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
• Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
• Prendre les appels des partenaires et administrateurs

Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique en lien avec les instances et le suivi du conventionnement :

• Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers, de rapports, de comptes rendus
• Gérer et suivre les courriers départ/arrivée, parapheurs
• Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
• Organiser le classement et l’archivage des dossiers
• Aider à la préparation des réunions périodiques, contribuer au travail interactif et transversal
• Aider à la préparation des dossiers présentés aux membres du Bureau et du Conseil d’administration

Gestion administrative de l’activité :

• Suivre l’alimentation des outils de pilotage de l’activité interne de la direction ; à titre d’exemple tableaux de suivi de l’activité, tableaux de suivi du conventionnement etc.

Organisation de la vie professionnelle du chargé d’instance (F/H) :

• Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités
• Rappeler les informations importantes et transmettre les messages
• Organiser les déplacements
• réparer les demandes de remboursement des frais de déplacement

2. Organisation administrative générale de la Direction

Pour assurer la continuité de service et en fonction de l’activité de l’établissement, à la demande de la Directrice Générale ou de son adjoint, l’assistant administratif (H/F) est amené, en lien et en articulation avec les assistants de direction, à réaliser les tâches suivantes.

Gestion du courrier et des parapheurs :

• Traiter le courrier du jour
• Suivre et transmettre des parapheurs

Accueil téléphonique et physique des visiteurs de la Direction générale :

• Recevoir, filtrer et transmettre les informations (messages, courriers)

Gestion de l’agenda de la Directrice Générale, de son Adjoint ou d’autres collaborateurs de la Direction :

• Prendre des rendez-vous
• Assurer la transmission des informations importantes dans des délais maîtrisés
• Organiser les déplacements

Préparation des dossiers et gestion des courriers signalés :

• Réaliser et mettre en forme de documents (courriers, comptes rendus…)
• Préparer les dossiers pour les réunions et les déplacements (gestion des délais de constitution des dossiers, demande/relance auprès des directions métiers pour obtention des pièces, impression et mise en forme…)

En plus de la gestion et suivi des courriers départ/arrivée de la direction générale et de l’accueil physique des personnes extérieures, l’assistant administratif (F/H) participe au groupe de travail des assistants administratifs de l’Établissement afin d’améliorer les pratiques et la transmission d’informations internes.

En cas d’absence des assistants de la direction générale, l’assistant administratif (F/H) est amené à assurer leur suppléance. En cas d’absence de l’assistant en charge du courrier et de l’accueil, l’assistant administratif (F/H) assure, en lien avec les assistants (F/H) des autres directions, la gestion transitoire du courrier (enregistrement, répartition, etc.), de l’accueil physique et téléphonique.

Liaisons hiérarchiques et fonctionnelles

L’assistant administratif (F/H) est sous l’autorité hiérarchique de la Directrice Générale et en son absence, de son Adjoint. Il est sous l’autorité fonctionnelle du chargé d’instance (F/H) pour la mission afférente.

Il/elle travaille en étroite relation fonctionnelle avec les collaborateurs de la Direction générale.

Relations internes/externes

En interne, l’assistant administratif (F/H) travaille avec l’ensemble de l’équipe de la direction. Il/elle est force de proposition quant aux échanges sur les méthodes de travail et les bonnes pratiques.

En lien régulier avec les moyens supports et les autres directions, il/elle travaille en lien avec l’ensemble des assistants des autres directions.

En externe, l’assistant administratif (F/H) est en relation avec les différents partenaires de l’Établissement, en particulier pour l’organisation des réunions : collectivités, aménageurs, bailleurs sociaux, promoteurs, propriétaires, notaires, services de l’État, etc.

Profils recherchés, expériences souhaitables

Compétences indispensables exigées

• Formation correspondant à celle d’un BAC +2/3 ou équivalent dans le domaine de l’assistanat
• Une expérience d’au moins 3 ans en assistanat de direction

Compétences fortement recommandées

• Sens de l’organisation, rigueur

Poste ouvert aux contractuels en CDI de droit privé et aux fonctionnaires en détachement (3 – 5 ans renouvelables) sur contrat de droit privé.

Connaissances et compétences demandées

Conditions de travail

Contacts

Nolwenn MANESSE, Directrice des ressources humaines

Olivier ROUBIEU, Chargé des Instances

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